Comment gérer les cartes cadeaux de mon institut sans perdre le contrôle ?
Vente, prestation, validité et utilisation : les règles pour suivre vos cartes cadeaux et les soins qu’il reste à réaliser.
Une carte cadeau peut être achetée pour un anniversaire, une fête ou simplement pour offrir un moment de détente. Pour l’institut, la vente est simple à comprendre. Le suivi l’est moins quand le bénéficiaire réserve plusieurs semaines après et présente seulement un message ou une capture d’écran.
L’objectif est de retrouver rapidement la carte, vérifier ce qu’elle permet et enregistrer son utilisation au bon rendez-vous.
Définir précisément ce qui est offert
Un montant à dépenser et une prestation déterminée ne répondent pas à la même promesse. Pour une carte liée à un soin, indiquez son nom, sa durée et son format solo ou duo. Le bénéficiaire doit savoir ce qu’il peut réserver sans devoir appeler pour le découvrir.
Dans RDVZen, les cartes liées à une prestation sont contrôlées lors de leur utilisation : une carte pour un soin donné ne doit pas servir à encaisser une autre prestation. Vérifiez donc les services associés avant de mettre la carte en vente.
Rendre les conditions visibles avant l’achat
Quelques informations évitent une grande partie des malentendus :
- le soin ou la valeur de la carte ;
- sa date de validité ;
- les éventuels jours d’utilisation autorisés ;
- la manière de réserver et de présenter son code.
RDVZen permet de choisir les jours de la semaine pendant lesquels les cartes cadeaux peuvent être utilisées. Si vous appliquez cette restriction, expliquez-la dès l’achat : le bénéficiaire ne devrait pas la découvrir une fois son créneau choisi.
Relier l’achat au rendez-vous du bénéficiaire
L’acheteur et la personne qui vient recevoir le soin peuvent être différents. Conservez cette distinction : la confirmation d’achat concerne la vente, tandis que le rendez-vous concerne la personne qui vient à l’institut.
RDVZen propose un parcours d’achat de carte cadeau, un document PDF et un code de carte. Ce code permet de retrouver la carte et de l’utiliser pour un rendez-vous compatible. Lorsqu’un rendez-vous est créé manuellement, l’encaissement par carte cadeau permet aussi d’associer la carte au soin concerné.
À l’accueil, vérifiez son statut dans l’application plutôt que de vous fier uniquement au PDF : un document conservé par la cliente ne prouve pas que la carte est encore disponible. Une fois son utilisation enregistrée, la carte ne doit plus pouvoir être réutilisée.
Distinguer l’argent reçu du soin qu’il reste à réaliser
Une carte vendue représente un paiement reçu, mais aussi une prestation que l’institut doit encore assurer.
Par exemple, dix cartes vendues pour un soin à 150 € représentent 1 500 € reçus et, tant qu’aucune n’est utilisée, dix soins encore à planifier. Lorsque le bénéficiaire vient, il utilise ce qui a déjà été payé : ce n’est pas une nouvelle vente de la même carte.
Pour organiser votre activité, regardez donc à la fois les ventes et les cartes encore disponibles. Elles représentent du temps d’équipe et des créneaux futurs à prévoir.
Installer un suivi simple à l’accueil
Avant de valider l’utilisation, l’équipe doit pouvoir répondre à quatre questions : s’agit-il de la bonne carte, est-elle encore valable, correspond-elle à la prestation et a-t-elle déjà été utilisée ?
Après le rendez-vous, vérifiez que son utilisation est bien enregistrée. Ce contrôle partagé évite qu’une carte reste disponible alors que le soin a été réalisé, ou qu’une cliente soit invitée à payer une prestation déjà offerte.